什么是批准过程?

批准过程是华炎魔方最新更新的功能之一,在本教程中,我们将研究批准过程的功能和局限性,从非常高的层次到讨论一些关键细节。我将描述何时需要定制的批准解决方案。 概述

批准过程工具无需任何代码或与开发相关的自定义即可处理操作,最后,一旦记录达到批准状态,通常需要采取一些措施,并且需要考虑这些措施的含义。

让我们考虑一下现成的批准过程工具的功能。在开始之前,我可以告诉您,对于大多数用例而言,它都非常强大。

乍一看,批准可能看起来并不复杂,但是有很多需要考虑的地方。当然,对于简单的用例来说,听起来似乎很明显,只是让某个人的经理批准或不批准记录,但这真的这么简单吗?

一、批准过程的一些限制 有哪些限制

批准过程工具自然会有一些限制,包括您无法查看其他对象记录中的其他数据。也就说,您不能查看数据列表,也不能基于审批流程对这些列表做出某些结论。您主要限于要批准给定记录上的某些单个字段值。

如果直接与另一个对象上的另一条记录存在查找关系,那么,您也可以查看这些单独的字段值,但是在这里评估记录批准标准时只能使用太多的复杂性。

限制的另一点是您不能更改用户界面屏幕上显示的内容。批准对用户的显示方式以及用户如何通过批准是极其一致的,并且没有很大的灵活性。如果要定制批准屏幕的外观,则可能需要开发人员为此编写代码。

二、典型的批准流程结构 典型批准结构

现在,让我们来了解一下典型的批准流程结构。首先,必须决定记录存在什么标准才能进入批准流程。也许对于某些基于某些更新的记录,他们从不想要批准过程,而其他记录则总是需要。

重要的是要弄清楚这些情况是什么。然后,提交到批准过程,这时通常会锁定记录,使其无法编辑,但这不是必须的。接下来,批准者需要对记录进行人工的肉眼检查,以根据业务或组织过程确定记录是否符合所需标准。

这可能需要几个步骤,因为可能需要多层批准。

您可能会想象,在组织的层次结构中,您可能需要下级和上级经理来执行审查。不久之后会更多。当然,最终,所有这些都会导致拒绝或希望最终批准的问题。

在所有这些过程中的任何一个过程中,您都可以通过批准过程工具选择多个选项来确定记录是被锁定还是被解锁,可编辑和不可编辑。

三、批准过程的详细信息 考虑标准

标准工具无法智能地查询其他记录,这些记录可能会回答有关正在提交给审批流程的记录的其他问题。

对于很多这样的情况,以及开始进行批准流程的滚动,这就是为什么我们首先要有人工批准者的原因。也许有一些复杂的情况需要考虑,我们可能希望一个人通过这些情况进行推理。

当我说“间接”相关时,是指记录没有直接的引用关系,例如查找或主从关系。正确来说,批准通常与机会记录相关,并且您可以想象一些案例,其中基于金额,折扣百分比或记录状态等字段值,我们可能想要决定提交记录以进行批准。提交记录后,请记住,定义的批准者可能只是某些选择。

提交批准 可以执行用户选择的批准人,选定的用户关系字段,例如经理,记录所有者上的批准人字段(也是用户),每次都分配相同的批准人,或者可以委派批准人连接到分配的批准者。在分配批准者方面有一些选项,在配置新的批准过程时,您会看到这些选项可用。

记录锁定 另一个是关于记录锁定的问题。锁定的记录无法编辑,也没有部分锁定之类的东西,只有记录已锁定或未锁定。如果已锁定,则除了系统管理员或当前分配的批准者外,将无法进行任何编辑。可配置允许管理员或分配的批准者对锁定的记录进行编辑。

考虑批准人 在一个示例中,您很容易超过两层或三层批准,例如合同批准,其中除了法律,营销人员,其他销售人员等多个人之外,组织中的多个部门可能还需要签署合同等等。每个流程最多可以有25个不同的批准者,每个批准过程最多可以包含30个步骤,通常远远超出您的需要。

思考拒绝 拒绝可能也不是故事的结局,因为我们可能还想将拒绝时发生的事情视为循环重新开始的起点。

拒绝后,我们仍然可以触发自动操作,例如,对状态字段进行字段更新,或者基于记录拒绝结果发送电子邮件通知。

使用拒绝,您可以锁定记录以使其无法编辑,以将其永久标记在适当的位置,也可以选择将其解锁以进行新修订。

关于批准 实际上,这里的配置仅取决于过程的要求。 批准状态表示记录已再次锁定或解锁。

因此,无论是拒绝还是批准,您都可以选择如何处理记录的解锁或锁定。通常,解锁是理想的方法,以允许在批准流程的字段上进行不相关的字段更新,并且可以配置保护任何与批准流程相关的关键字段不会发生任何更改。如果记录被批准,您很可能希望至少保留其中一些值。

最后 最后,让我指出,每个对象可以有多个批准过程。在这些过程中,它们之间可能存在重叠的标准,从而导致一个优先于另一个。然后,这导致需要一个流程订单来确定哪个流程先于另一个流程。

由于这个原因,我建议尝试部分限制每个对象的批准过程数量。跟踪可能会变得很多,尤其是当需要在将来重新访问该对象以进行更改时。

如果您绝对必须对给定对象应用多个批准流程,请考虑如何管理流程订单。

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