设置批准过程

准备创建批准过程

在创建批准过程之前审查以下清单。

  1. 确定批准请求发送人
  2. 确定所分配的批准人
  3. 确定重新分配的批准人
  4. 决定批准过程是否需要筛选
  5. 设计初始提交操作
  6. 确定用户是否可以编辑待批准的记录
  7. 决定记录是应自动批准还是被拒绝
  8. 确定批准过程包含多少个级别
  9. 确定批准请求被批准或被拒绝时的操作

谁是批准请求的发起人?

即谁可以在对象记录详细界面通过“提请批准”按钮来发起请求。就目前来说,华炎魔方允许任何有记录查看权限的用户发起请求。

谁可以批准请求?

以下任何人都可以批准或拒绝请求。

  • 批准请求提交者选择的用户
  • 管理员在批准步骤中配置选择批准人时“指定用户处理”中所指定的用户。
  • 管理员在批准步骤中配置选择批准人时“指定审批角色”中所指定角色下的用户。
  • 管理员在批准步骤中配置选择批准人时“指定审批角色”中所指定审批岗位下的用户。
  • 管理员在批准步骤中配置选择批准人时“指定相关用户字段”中所指定字段值关联的用户。

您是否希望将批准请求重新分配给其他用户进行批准?

批准人可以在对象记录详细界面通过“转签核”按钮来委派批准请求,重新分配给其他用户处理。就目前来说,华炎魔方允许任何批准人委派批准请求。

这一过程包括哪些记录?

确定记录必须具有哪些属性才能包括在您的批准过程中。如果需要,请创建自定义字段以存储这些信息,以便您在指定条目条件中使用。例如,如果仅希望包括总部办公室的费用记录,请创建名为办公位置的自定义选项列表字段,它具有两个选项:“总部”和“字段”。然后,您将在指定条目条件中指定,包括在批准过程中的记录,必须有“总部”在办公位置字段中。

第一次提交记录以等待批准时会发生什么?

当用户提交记录等待批准时,华炎魔方会自动锁定记录,因此在记录等待批准的过程中,其他用户无法更改该记录。 决定是否希望在第一次提交记录时发生其他工作操作,例如字段更新等。这些操作将成为您的初始提交操作。

谁可以编辑待批准的记录?

提交待批准的记录被锁定。具有给定对象的“修改所有”对象级权限或“修改所有数据”权限的用户总是可以解锁和编辑记录。您还可以指定当前分配的批准人可以编辑记录。

能否根据特定条件自动批准、拒绝或跳过记录?

您可为流程的每个步骤设置准入条件。如果记录未满足条件,配置批准、拒绝或跳过流程。例如,自动批准所提交的金额小于1000元的所有费用。

需要多少人批准这些请求?

批准过程可以具有多层批准。确定需要批准请求的用户数量及顺序。

批准或拒绝请求时会发生什么?

当请求被调回、批准或拒绝时,你可以设置锁定记录以免进行编辑或者取消锁定可以进行编辑,以及相应的字段更新。

创建批准过程

控制哪些记录应用于批准过程

如果你希望所有记录都通过批准过程,可在指定条目条件中输入1=1。如果只考虑特定记录类型,可输入进入的条件或公式。当提交的记录满足条件或公式,则可进入该批准过程。

示例

只有折扣批准截止日期小于 30 天时,该公式才允许记录进入该批准过程。 (Discount_Approval_CutoffDate__c < (CloseDate - 30)

选择整个批准过程的自动批准人

通过以下选项之一设置下个批准人。

  • 提交人手动指定用户来批准所有批准请求。

自动分配至批准人: 指定批准人

  • 指定用户处理
  • 指定审批角色
  • 指定审批岗位
  • 指定相关用户字段

指定谁可以编辑锁定的记录

记录提交等待批准时,它将被锁定,以防止用户在批准过程中编辑该记录。只有管理员可以编辑在该批准过程中被锁定的记录。 锁定记录

指定谁可以提交记录到批准过程(即将上线)

只有指定的个人才可以提交记录以待批准。您也可以允许提交者调回批准请求。

初始提交人

提交者类型: 选择一个类型或搜索以填充可用提交者列表。 允许的提交者: 如果该列表中不包括提交记录以待批准的用户,记录不会进入该批准过程,即使记录满足进入条件。

提交设置

允许提交者调回批准请求: 如果选中,提交者可以调回他们的批准请求。如果未选中,只有管理员可以召回请求。 在提交人等待批准期间,如果提交者一方的情况发生改变,此选项十分实用。

向批准过程添加批准步骤

控制哪些记录应用于批准步骤

通过设置步骤标准控制哪些记录作为批准步骤的一部分。您还可以指定不符合步骤标准时如何处理记录。

标准选项

如果所有记录都通过该批准步骤,选择 所有记录均应进入此步骤。 所有记录进入此步骤

如果仅特定类型的记录应进入此过程,请选择如果满足以下条件,则进入此步骤...,然后输入需满足的条件。 满足条件进入此步骤

如果不满足条件,则:

  • 批准记录:批准请求,执行所有最终批准操作。
  • 拒绝记录:拒绝请求,执行所有最终拒绝操作。
  • 转到下一步: 跳过此步骤并转到下一步。只有当这是以后的步骤时可用。

当您在第一步应用该选项时,谨记:

  • 如果记录不符合任何随后步骤的标准,记录会被拒绝。
  • 如果您删除以后的所有步骤,华炎魔方会拒绝该记录。 当您在其他步骤中应用该选项时,谨记:
  • 如果您删除以后的所有步骤,华炎魔方会结束该过程。

为批准步骤识别分配批准者

指定在该步骤中将批准请求发送给谁。

  • 选择批准者: 指定将批准分配给谁。

  • 让提交人手动选择批准人(默认值): 提示用户选择下一个批准者。 提交人手动选择批准人

  • 自动分配给批准人: 分配批准请求到指定用户、指定审批角色、指定审批岗位、指定相关用户字段处理。

  • 当选择多个批准者: 只有当选中自动分配给批准者时可用。

  • 基于首次回复的批准或拒绝: 批准请求的第一个响应决定批准记录还是拒绝记录。 基于首次回复批准

  • 需要所有选定批准人一致同意批准: 只有在每个人都批准请求时记录才被批准。如果任何批准者拒绝请求,批准请求都会被拒绝。 一致批准

  • 重新分配的批准者也可批准该请求: 批准者重新分配的批准者不能再次分配批准请求;他们只能批准或拒绝它们。

为批准步骤指定拒绝行为

配置批准者拒绝请求后的结果。

  1. 执行所有拒绝操作: 即使已经批准之前的步骤,仍然能拒绝请求。执行此步骤中指定的所有拒绝操作以及所有最终拒绝操作。 最终拒绝

  2. 仅执行此步骤的拒绝操作: 拒绝请求,将批准请求返回前一个批准人。执行为此步骤指定的所有拒绝操作。 返回一步

批准过程的自动操作

当发生操作时,每个批准过程都会组织到操作组中,例如初始提交。若要将自动操作添加到批准过程,确定要将其添加到哪个操作组中。 自动操作

  1. 初始提交 用户第一次提交记录以待批准。 默认操作:记录锁(锁)
  2. 批准步骤批准 已针对记录提供该步骤的所有必要批准。 默认操作:无
  3. 批准步骤拒绝 批准人拒绝该步骤的请求。 默认操作:无
  4. 最终批准 已针对记录提供所有必要批准。 默认操作:记录锁(锁)
  5. 最终拒绝 批准人拒绝该请求,它转至最终拒绝状态。 默认操作:记录锁(解锁)
  6. 调回 调回提交的批准请求。 默认操作:记录锁(解锁)

启用批准过程

在为批准过程创建至少一个步骤后,启用该过程。 启用

  1. 进入批准流程,选择需启用的批准过程。
  2. 确保配置正确。
  3. 点击最右边的倒三角框,选择启用。

批准的限制和注意事项

配置批准时的注意事项

当创建或编辑批准过程时,谨记批准如何兼容其他功能。在您开始之前,绘制出您的批准过程步骤。

与其他功能的兼容性

流程可以删除待批准的记录。 设计自动操作,以便您能在批准过程中使用它们。

批准中的字段更新操作

批准过程可以指定重新评估更新对象的字段更新操作。但是,如果重新评估包含一个跨对象字段更新,则忽略其他跨对象字段更新。

预期错误

考虑审查批准错误的内容。这样,您可以预测常见问题和配置您的批准过程,减小错误发生的可能性。

设置批准人时的注意事项

当您为特定的批准步骤指定批准人,应谨记一些事情。

  1. 具有以下权限的用户可以响应批准请求。 “修改所有数据”权限 对象的“修改所有”权限
  2. 确保所分配的批准人有权读取批准请求的记录。例如,不能查看费用记录的用户无法查看费用批准请求。
  3. 可让用户手动选择批准人的批准过程也会让用户将自己选为批准人。
  4. 你可以在单一步骤中向相同用户多次分配批准请求。但是,系统只向该用户发送一个请求。

管理批准时的注意事项

当维护现有批准过程(包括启用或删除它们)时应谨记一些东西。

管理权限

具有其中一些权限的用户被视为批准管理员。

  • 指定对象的修改所有对象级别权限
  • 修改所有数据用户权限 批准管理员可以:
  • 批准或拒绝等待批准的请求,无需作为批准过程的一部分。
  • 编辑已锁定以待批准的记录。

激活批准过程

  • 批准过程必须至少具有一个步骤,您才能启用它。
  • 在您启用批准过程之前,请先测试它。

删除批准过程

删除批准过程之前:

  • 确保其已停用。
  • 删除与其相关联的等待批准请求。
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