谈谈合同管理系统的选型

我们知道,合同管理是现代企业管理的重要内容之一,能否实施有效的合同管理,是企业经营管理成败的一个重要因素。而市场上的合同管理系统林林总总,企业如何选型,这就成了一个问题。

现实痛点

尽管合同管理关乎到企业的经济命脉与发展前景,合同管理的现实情况却难言尽如人意。对照初心,让我们一起看看合同管理的弊病与痛点:

  • 合同的审批流程不规范

对部分企业而言,合同初始的签署缺乏流程规范,没有完善的立项、审核、会签、签章过程,资信缺审核、文本有疏漏、会签不全面、审批效率低,甚至存在超越权限签订合同的现象。

另一方面,在合同的执行过程中,忽视合同变更管理,合同变更、取消时没有对应的审批流程,导致己方权益受损。

  • 合同的履约进度难跟踪

企业经营中,签署的合同众多,管理工作量巨大,难以及时、准确地跟踪合同的实际履行情况。

对于合同的重要节点,如交货、收货、验收等,需要多部门配合,及时跟踪处理、留下证据材料,否则可能造成己方违约或权益受损。这时,急待通过关键节点的预警机制,来提醒相关人员及时、尽责地跟踪合同履约进度情况。

  • 合同的查询汇总不方便

尽管电子合同已获得法律的认可,现实中应用更多的还是传统的纸质合同。他们分别存放于不同部门、不同人员,其他人员调阅合同文本尚且十分不便,更无从及时了解到合同的最新履行进度等全面信息。

同时,合同的管理数据为手工或EXCEL整理,格式难统一、不规范,生成汇总统计报表时耗费大量人工,结果还不尽全面、准确,严重影响企业领导的决策工作。

选型误区

有些企业,虽然已经用上了合同管理系统,实际的情况如何了?恐怕难言尽如人意。现在看来,合同管理系统的选型还存在一定的误区,笔者尝试探讨一二。

  • 偏重合同审批流程

纵观市场上的合同管理系统,偏重于合同审批流程管理的不在少数。这类合同管理系统以OA、BPM厂商为典型代表,其核心是OA/BPM业务流程的简化与抽离。

这些系统通过电子化的合同订立流程,规范从合同拟稿到合同签署的过程,降低各类风险,提高工作效率。

但是,合同订立只是合同管理全周期中的一环,合同的执行、跟踪、变更、验收、付款、监督、统计等的全过程管理中,还有大量的工作要做,也存在不少的风险。

  • 偏重合同履约信息

第二类合同管理系统,则侧重于合同履约过程中的信息管理,包括:合同文本及附件、合同文档、收付款情况、执行情况、统计报表等,有点接近于基于合同的小型ERP系统。

以合同台账为核心,完整地跟踪记录合同履行中的各种信息,强调信息共享。所以,信息安全成为很重要的考量因素,不同部门、不同角色、不同层级的人员对于具体合同拥有各不相同的权限要求。

如果不能在OA或其他系统中配置审批流程,合同的签订与变更就缺少了规范流程的制约,加大了这方面的风险。

  • 与其他业务系统不通

合同与财务息息相关,没有准确的合同收支预期,就难以进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作。合同管理如果不能与财务系统打通,即时的账款信息无法共享,收付款等财务单据也只能重复录入提交,加大业务人员的工作量。

企业还存在不少基础IT应用,例如HR、OA、ERP、企业门户、手机门户等,也需和合同管理系统实现信息整合、系统集成。

华炎合同管理系统

综上所述,企业需要的是覆盖全周期、实现全功能的合同管理系统。华炎合同管理系统,就是这样的一款企业级专业系统,涵盖了合同订立、执行、跟踪、变更、验收、付款、监督、统计的整个管理过程,并打通了合同管理与财务管理的数据与流程联动,从而实现企业合同的全闭环、自动化、一体化管理。其主要功能包括:

系统功能

不仅如此,这款合同管理系统以华炎魔方为基础,实现了业务管理系统的快速开发。也就是说,对于系统中的申请表单、审批流程、台账记录等,企业自己就可以通过修改配置的方式,来快捷地进行优化开发,从而满足自身的管理制度和个性化要求。