华炎合同管理系统简介

华炎合同管理系统,是国内首款全周期、全功能的企业级合同管理系统,涵盖合同订立、执行、跟踪、变更、验收、付款、监督、统计的整个管理过程,并打通了合同管理系统与财务管理系统的数据与流程联动,实现企业合同的全闭环、自动化、一体化管理。

华炎合同管理系统,以华炎软件自主研发的新一代人工智能开发工具“华炎魔方”为基础,实现业务管理系统的快速开发。对于系统中的申请表单、审批流程、台账记录等,可以通过自助修改配置的方式,来快捷地进行优化开发,以满足企业的管理制度和个性化要求。

功能介绍

华炎合同管理系统的主要功能如下:

系统功能

(一)全周期的流程审批

合同审批

可以在电脑端和手机端发起合同审批并处理。审批过程中,会保存所有的审批意见,也会保存合同文本的所有版本。合同审批发起后,合同信息自动进入合同台账;在合同审批的过程中,变更的信息也会即时同步到合同台账。

合同变更

已签署合同在履约过程中如需变更,可在合同台账中发起合同变更。系统会依据原合同数据发起新的合同审批,用户完善合同信息、上传合同文本后即可开始审批。变更审批完成后,系统自动生成新的合同台账记录,留存原合同已经发生的收款、付款等信息;同时将原台账记录作废,新老台账记录自动关联。

付款申请

基于付款计划发起付款申请流程。付款申请完成后,系统自动更新合同台账信息、付款计划执行信息,同时也可以自动将付款单的详细信息通过接口传入财务管理系统。

发票开具申请

合同执行过程中,收款前如需开具开票,可提请发票开具申请流程。

合同验收

合同约定工作完成后,可发起合同验收流程,依序由相关人员填写相关信息、审核完成情况、确认项目验收完成。

供应商资质审查

部分企业会对供应商的资质进行年度审查。可以在系统里发起审查,填写信息、上传资质文件,相关人员和各级领导查验信息后核准资质。

审批流程个性化修改

根据企业的合同管理要求,您可以自行修改内置的合同审批、付款申请、发票开具、合同验收、资质审查等所有流程,包括申请表单、流转过程、处理人员、权限控制等。

(二)全功能的台账管理

合同台账

对公司的所有合同进行分类管理,包括:采购合同、销售合同、服务合同等。可以实时查看合同内容、金额、签约对象、收支类别、履约状态等基本信息,以及收款、付款、发票、验收、任务等相关详情。还可以通过关键字,来模糊检索合同台账记录。

分级管理

本系统管理的合同,可拓展至覆盖所有分子公司的企业集团全领域。通过授权,各分子公司可以查看、处理各自的合同台账及报表,集团领导、集团法务部等授权部门/人员可查看全集团的合同台账及报表。

权限控制

对于不同层级、不同定位的人员,可以授权不同的操作权限。例如,合同执行人只能查看本人的合同台账,公司财务人员只能修改本公司合同台账的财务信息。这样的授权,由系统管理人员按管理要求自行配置,方便灵活。

签约对象

对公司的客户及供应商的信息、资质等进行统一管理。可以实时查看与这个客商签订的所有合同及其收款、付款等详细情况。

付款计划

通过付款计划,财务部门可以作出更准确更合理的资金安排。

付款记录

合同的付款记录清单,记录实际付款日期、金额、单据号等详细信息。

收款计划

通过收款计划,财务部门可以提前对现金流状况进行分析和规划。

付款记录

合同的收款记录清单,记录实际收款日期、金额、单据号等详细信息。

合同日程

合同执行过程中,可以将日程安排(例如项目会议)分派到具体人员,这样,具体人员通过查看合同月历,对于需要落实的日程安排一目了然。

合同任务

合同任务分解后落实责任人,并由责任人适时汇报进展。各级领导和相关人员就能及时准确地了解合同任务的执行进展情况。

统计报表

系统提供了基于合同、收款计划、付款计划及签约对象的多维度的汇总与分析。例如,可以基于部门或合同类别,生成年度统计表;也可以实时查看应收账款列表。您还可以根据管理要求,自定义出您所需的报表。

(三)与财务系统互联互通

系统实现了与用友等财务系统的双向互通。

生成财务单据并传给财务系统

合同执行过程中会生成相应财务单据(例如应收单、应付单、付款单等),可一键发送给财务系统进行财务处理,避免用户在财务系统里二次填写单据的重复工作。

获取财务系统的实时信息

对于领导和合同相关人员,可以随时读取到合同单据在财务系统里的最新处理进展。例如,付款单的付款手续是停留在财务审核阶段还是已经到达出纳待支付阶段。

获取财务系统回传来的单据信息并更新合同台账

可以实时接收财务系统推送过来的财务单据(如收款单),同步为对应合同的实际收款记录,并更新合同台账信息,确保从合同管理系统中得到的信息更准确及时。

典型案例

2019年,以 “华炎魔方”为研发基础的某集团业财一体化项目正式上线。上线后,用户反响强烈。

作为与上海浦东开发开放共同起步的公司,该集团经过近三十年的发展,从业内率先上市的交通运输企业,再到上海主要的公用事业服务供应商,业已成长为公用事业与金融创投齐头并进的投资控股型企业集团。

该项目的主要目标是通过打通审批系统、NC财务系统、合同管理系统的数据与流程联动,实现业务系统和财务系统在事前、事中、事后的全闭环、全自动、一体化管理。主要功能包括:合同审批流程、合同变更管理、收付款登记流程、合同台账、收付款管理、签约对象、统计分析、数据联查、数据交互接口、信息推送等。

业财台账

通过全面实施业财一体化,实现整体营收业务流程的看、管、查。

管控应收应付,审批依据直观联查

本项目实施前,集团各公司存在合同和付款流程脱节的问题。对财务人员来说,付款记录和合同无法匹配;对各级领导来说,又无法考证付款记录的真实性。

业财一体化系统实施后,各级领导和财务人员在审批付款时,可以实时查看合同信息、客商信息、付款条款、已付款情况等具体信息。在审批合同时,还可以实时追溯查看与这个客商签订的所有历史合同和收付款情况。这样,领导审批时,就能及时准确地掌握到更多有效信息。

通过收付款计划,财务部门还可以提前对现金流状况进行分析,并作出更准确更合理的资金安排。

加强数据管控,业务财务互联打通

合同执行过程中,业务人员能将生成的应收单、应付单、付款单等通过系统一键发送给财务系统进行财务处理,有效减少了填单等重复工作量,并能实时跟踪财务处理的最新进展。

同时,财务系统最新的收款单,也会在第一时间自动同步到合同的收款记录,保证了合同台账查询和统计的准确。

对于大量繁杂地收付款计划,系统提供了自动提醒功能,这样,经办人员可以及时处理收付款事宜,加速资金回笼,避免合同付款违约的情况发生。

针对付款业务,系统会自动控制收付款总金额不得超过合同总金额,避免同一合同重复付款或超额付款。

同时,在法务的合同分类基础上,建立了基于财务的业务分类,业财系统和NC统一了单位、部门等数据,为下一步全面实施预算管理奠定了基础。

业务数据集中,利于运营分析与决策

通过本期项目的建设,完善了财务数据和业务合同的关联,保留了大量的原始数据,为进一步数据分析与企业决策奠定了基础。

例如可以根据收付款计划,进行月度、季度、年度的现金流预测,可以对财务收付款数据进行帐龄分析。分析应收应付数据时,可以追根溯源,精确到具体的供应商和合同。

通过系统接口,可以将合同的相关信息集中体现在企业的EIP门户(电脑端和手机端)中,便于企业用户及时接收消息、处理工作。例如,将重要的信息提醒(如收付款计划、已收款、已付款等信息)推送给执行人,将重大的信息提醒(如延迟收款等)在第一时间推送给相关领导。